TDR Assistant de Direction
Mission Principale :

L’assistant a pour mission d’organiser le secrétariat du Directeur Général à travers le maintien du calendrier, planning, des fichiers, la réception des appels, gérer les courriers et la réception des appels.

L’assistant a pour tâches de :

  • Réceptionner et traiter les courriers de la direction générale (numéroter, dispatcher, classer etc.) ;
  • Assurer la réception téléphonique et l’accueil physique ;
  • Organiser et coordonner la circulation de l’information ;
  • Organiser et suivre les plannings de rendez-vous du Directeur Général ;
  • Préparer les rencontres extérieures et audiences du Directeur Général ;
  • Assister le Directeur Général dans ses contacts avec l’extérieur ;
  • Gérer l’agenda du Directeur Général ;
  • Assister aux réunions hebdomadaires et exceptionnelles et en rédiger le compte rendu ;
  • Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement de la direction ;
  • Rédiger et saisir divers documents en fonction des directives données par le DG ;
  • Traiter, exploiter, suivre une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques) ;
  • Traiter les dossiers confiés par la direction générale ;
  • Servir de lien entre le Directeur Général et le personnel de l'Agence, et des personnes extérieures ;
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau du Directeur Général ;
  • Organiser les réunions de l'Agence et gérer l'ordre du jour selon les directives du Directeur Général et préparer toutes la documentation nécessaire et pertinente ;
  • Suivre les points principaux des réunions sous forme de tableau de bord ;
  • Aider l'agent de protocole dans l'organisation de voyages officiels du Directeur Général ;
  • Garder le Directeur Général à jour sur toutes les questions importantes et urgentes et recevoir de lui des instructions supplémentaires concernant les activités quotidiennes de l’Agence ;
  • Exécuter toute autre tâche confiée par le DG dans le cadre de sa mission.
Compétences techniques requises :
  • Minimum Bac+3 en Assistance de Direction, Gestion, Juridique, Communication, ou Marketing
  • Minimum 02 années d’expériences dans un poste similaire
  • Bonne connaissance des enjeux de la promotion des investissements
  • Bonne connaissance des outils de Microsoft office (Outlook, Word, Excel, PPT…)
Compétences comportementales requises :
  • Grande capacité rédactionnelle
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Aptitudes au contact ;
  • Rigueur et méthode ;
  • Haut degré de confidentialité ;
  • Facultés d'assimilation, d'analyse, de synthèse et de communication ;
  • Goût du travail en équipe et en binôme en particulier ;
  • Aptitudes à la négociation ;
  • Polyvalence, curiosité, goût d’apprendre ;
  • Disponibilité ;
  • Réactivité ;
  • Connaissance linguistique (Anglais, Français)
Mail : drh@apip.gov.gn